Nos dias de hoje, a competição no setor comercial se tornou intensa, e a transformação digital exerce um impacto significativo nesse cenário. À medida que as tecnologias se tornam cada vez mais avançadas, os consumidores também alteram suas preferências na hora de adquirir produtos ou serviços. É por esse motivo que a automação comercial ganha destaque no mundo dos negócios.
De fato, a integração com a tecnologia proporciona um aumento de produtividade e uma experiência aprimorada para os clientes. Considerando a grande demanda do comércio, a necessidade de processos padronizados e a eliminação de desperdícios, a automação ultrapassa a mera condição de avanço tecnológico, tornando-se um investimento indispensável para as empresas.
O que é automação comercial?
Automação comercial refere-se ao uso de recursos tecnológicos para automatizar procedimentos no âmbito do comércio.
Em linhas gerais, isso implica que, por meio da tecnologia, é possível executar processos de maneira mais precisa e eficiente, abrangendo desde atividades operacionais até tarefas estratégicas dentro do contexto varejista em geral.
Em termos mais simples, a automação comercial consiste na implementação de soluções tecnológicas em estabelecimentos comerciais, lojas e pontos de venda (PDVs) para apoiar operações cotidianas, resultando em informações precisas que contribuem para embasar decisões empresariais.
Para que serve a automação comercial?
A automação comercial é utilizada para otimizar os processos diários na área comercial de uma empresa, principalmente no setor de varejo. Com isso, os processos operacionais se tornam mais ágeis por serem feitos por máquinas. Muitas atividades manuais foram informatizadas. Por exemplo, até mesmo a geração de faturas se torna mais rápida e menos propensa a erros porque não depende da digitação dos colaboradores.
Ou seja, as atividades executadas sem nenhum padrão são parametrizadas e monitoradas por meio de relatórios de máquinas e sistemas. Dessa forma, a automação também facilita a análise dos dados, pois o sistema pode armazenar informações sobre cada execução da automação. Isso traz mais segurança e prevenção de perdas para a loja.
A gestão também é responsável por analisar os dados gerados para os processos decisórios. Com a automação, a inteligência de negócios pode ser aprimorada. Por isso se fala tanto em redução de custos quando o assunto é automação. Com ele é possível sintonizar processos, encontrar gargalos, minimizar erros e realizar análises de dados de forma estratégica e com mais eficiência.
E qual é o objetivo da automação comercial?
Vale a pena notar que a automação comercial não se trata de substituir humanos por máquinas. Na verdade, a automação inclui fornecer o suporte técnico necessário para padronizar os processos e aumentar sua eficiência.
Desta forma, a obra do homem não termina, mas se transforma. Não se limita mais a atividades de execução repetitiva, mas tornou-se mais estratégico e analítico, pois há a necessidade de monitorar o que as máquinas estão fazendo e gerar dados para gerar insights valiosos para o negócio.
Sem automação, os processos manuais são propensos a erros e lentidão. A modernização de tarefas abrange vários setores do mercado, e o mundo dos negócios não é exceção. Portanto, o objetivo da automação comercial é modernizar os processos para aumentar a eficiência.
Qual a importância da automação comercial no varejo e no atacado?
A automação substitui as pilhas de papéis e planilhas incompreensíveis que exigem dos trabalhadores mais tempo para preenchê-las e organizá-las. Além disso, essas planilhas não são integradas. Isso significa que os dados inseridos em uma área não podem ser facilmente atualizados na planilha de outra área, mesmo que sejam departamentos interdependentes. Nesse caso, a atualização demora para ser concluída, pois envolve o envio de planilhas atualizadas a qualquer momento ou o compartilhamento online, o que pode comprometer a segurança dos dados da empresa.
Lembre-se de que quase todos os departamentos de sua loja podem ser automatizados. Por exemplo, rotinas como cadastro de funcionários, clientes, planilhas de ponto e pedidos de compras. Tudo isso ainda traz maior transparência e comodidade ao consumidor, o que impacta diretamente na experiência de compra que lhe é oferecida.
Como a automação comercial funciona na prática?
A automação comercial é constituída por equipamentos e softwares. Ou seja, é possível automatizar tanto o espaço físico da loja (com o uso de equipamentos), como também o sistema utilizado para o funcionamento do negócio (com o uso de softwares).
Exemplos de automação comercial
Para compreender em quais rotinas a automação comercial pode ser aplicada, trouxemos alguns exemplos:
Fluxo de caixa
Existem sistemas de automação que viabilizam um controle financeiro mais preciso. Isso implica em acompanhar, em tempo real e com total precisão, as entradas e saídas de recursos. Através do monitoramento dos indicadores de desempenho gerados, é possível antecipar gargalos e implementar planos de ação. Além disso, um software de gestão financeira gera relatórios e gráficos a partir dos dados coletados, integrando essas informações aos demais setores da empresa. É amplamente reconhecido o papel central do setor financeiro nas organizações, e essa automação se torna fundamental para manter todos os processos alinhados de forma eficiente. Seja para cumprir obrigações fiscais, acompanhar vencimentos, gerir contas a pagar, contas a receber ou monitorar dados de vendas, tudo pode ser acompanhado automaticamente, com o próprio sistema emitindo alertas quando necessário, evitando atrasos e inadimplências.
Contratos
A gestão de contratos assume um papel de extrema importância tanto no segmento atacadista quanto no varejista. Afinal, é por meio dela que se estabelecem as relações entre a empresa e seus clientes, fornecedores ou prestadores de serviços. A ausência de um controle adequado de documentos pode acarretar sérias consequências para toda a operação, chegando até mesmo a resultar em multas ou ações judiciais.
Adicionalmente, a organização dos contratos frequentemente demanda o cumprimento de certas obrigações, como a utilização de certificados digitais e assinaturas eletrônicas, por exemplo. A adoção de um sistema apropriado auxilia na garantia da segurança desses procedimentos, prevenindo possíveis fraudes. Além disso, a identificação rápida e clara de pendências existentes possibilita o tratamento ágil e preciso delas, contribuindo para uma gestão mais eficiente.
Marketing
Atualmente, os clientes têm à disposição uma vasta gama de produtos e serviços diretamente na palma de suas mãos, graças à diversidade de aplicativos e recursos digitais disponíveis. Nesse contexto, as empresas precisam se adaptar à constante evolução tecnológica para prospectar e manter um relacionamento sólido com seus clientes.
Para acompanhar essa evolução, é fundamental o uso de ferramentas como e-mail marketing e a presença nas redes sociais. Além disso, a publicidade também desempenha um papel crucial, com anúncios direcionados para a web.
A existência de sistemas que permitem rastrear o histórico de compras dos clientes é uma prática amplamente adotada por lojas online. Essa ferramenta possibilita o envio de descontos personalizados e a criação de programas de fidelidade, visando aprimorar a experiência do cliente e fortalecer a relação com a marca.
Atendimento
A satisfação no pós-venda é fortemente influenciada pelo tempo de espera. Quando um cliente precisa resolver alguma questão, é crucial que ele seja prontamente atendido com serviço de alta qualidade.
A automação do atendimento é uma solução eficaz para evitar filas, tanto em atendimentos por telefone quanto presenciais. Algumas etapas podem ser realizadas diretamente no sistema, o que permite que a empresa se organize de maneira mais eficiente para atender o cliente da melhor forma possível, já possuindo conhecimento do caso e da possível abordagem a ser adotada.
Em setores como aviação, os check-ins já podem ser feitos pelo próprio passageiro através da internet. Centros de saúde oferecem agendamentos online, e até a retirada de exames em laboratórios pode ser feita remotamente pelo próprio paciente.
Por outro lado, os chatbots são empregados em sites e redes sociais, oferecendo respostas rápidas ao consumidor, que pode tirar suas dúvidas diretamente com o robô, em vez de aguardar um atendimento humano. Isso proporciona suporte disponível a qualquer hora e em qualquer lugar.
Quais as vantagens da automação comercial?
Padronização de processos
Processos ágeis e eficientes são invariavelmente sustentados pela organização. A padronização alinha todos os envolvidos, tornando a execução das tarefas diárias mais fluida e permitindo uma análise mais clara de toda a operação. Além disso, facilita a parametrização de tarefas, seja no controle de estoque, nos procedimentos de caixa ou no atendimento ao cliente durante as vendas.
Redução de custos
A execução de tarefas manuais contribui para a lentidão dos processos e aumenta as chances de ocorrência de erros, resultando em retrabalhos. Tudo isso representa um custo significativo para a empresa, o qual pode ser mitigado por meio da automação. Além disso, ao utilizar sistemas automatizados, torna-se desnecessário fazer impressões frequentes, o que engloba a economia com impressoras, tinta, papel e caixas para o armazenamento de documentos físicos. A automação, dessa forma, elimina a exigência de investir em uma estrutura física volumosa.
Análise de dados
Os gestores podem acompanhar de perto a performance dos negócios. Dessa forma, é possível identificar pontos de melhoria estratégicos, bem como eliminar gargalos facilmente.
Integração
Como falamos, um software centraliza e integra dados entre todas as áreas, o que otimiza todo o fluxo de informações.
Logística
A automação pode trazer inúmeros benefícios para a organização logística de uma empresa, especialmente em ambientes comerciais. Afinal, é essencial monitorar constantemente os itens em estoque, considerando a necessidade de efetuar novas compras junto aos fornecedores. Esse aspecto se mostra de extrema importância para que a empresa possa calcular com precisão sua previsibilidade de demanda, garantindo uma gestão eficiente dos recursos disponíveis.
Fidelização do cliente
Por último, mas não menos importante, a automação de processos contribui significativamente para proporcionar uma experiência de compra aprimorada ao consumidor. Consequentemente, a empresa se destaca em relação à concorrência e se consolida como uma marca confiável na perspectiva do cliente. Esse fator é de extrema importância para que o cliente retorne a comprar na sua loja e até mesmo a recomende para suas conexões pessoais.
Quais os equipamentos e ferramentas usados na automação comercial?
Conforme visto ao longo do texto, qualquer ferramenta tecnológica que aprimore os processos de uma loja é classificada como um recurso de automação comercial.
Por exemplo, temos tecnologias empregadas em balcões e autosserviços, como em supermercados e padarias; gavetas, balanças e leitores de códigos de barras; e até mesmo softwares mais abrangentes, como o checklist digital para lojas e os sistemas ERP.
Quais processos posso otimizar com a automação comercial?
Manutenção e limpeza
Assegurar a limpeza do ambiente é uma parte crucial para tornar uma loja atraente e confiável aos olhos dos consumidores. Portanto, é essencial implementar um processo bem estruturado de verificação e manutenção regular.
É viável criar checklists e planos de ação para essas tarefas, permitindo a identificação de eventuais não conformidades que possam surgir ao longo desses processos. A gestão geral é significativamente facilitada com a possibilidade de programar essas ações, garantindo que nenhuma manutenção seja negligenciada.
Controle de qualidade
Seguindo os parâmetros da ISO (International Standardization Organization), qualidade é a aderência aos requisitos estabelecidos tanto pela norma quanto pelos clientes em relação a um produto ou serviço. Isso implica que a qualidade representa o grau de eficiência de um produto específico, serviço ou até mesmo de um processo realizado pela empresa.
A busca pela qualidade é uma meta que todas as organizações devem perseguir. Ou seja, o controle de qualidade não se limita apenas ao setor industrial, mas também é fundamental para empresas do comércio, atacado e varejo.
Ao estabelecer padrões para seus processos, a empresa também define critérios para monitorar a qualidade, o que possibilita a identificação de falhas e áreas de aprimoramento.
A tecnologia desempenha um papel crucial nessa busca pela eficiência, oferecendo recursos como inspeções e vistorias de verificação que contribuem para elevar a qualidade dos produtos e serviços.
Prevenção de perdas
A padronização de processos desempenha um papel fundamental na prevenção de perdas, especialmente no estoque. Essa importância torna-se mais evidente quando consideramos o estoque de uma loja de conveniência, que contém produtos perecíveis e requer diferentes formas de armazenamento e manuseio.
Ao acessar os registros dos checklists aplicados, é possível obter uma visão completa de todas as atividades realizadas pela empresa. Com isso, o gestor pode revisar as ações e monitorar os indicadores relevantes.
Segurança do trabalho
As auditorias de segurança do trabalho também podem se beneficiar da automação comercial. Garantir a saúde e o bem-estar dos trabalhadores pode ser alcançado por meio de checklists automatizados, alinhados às regulamentações oficiais. Dessa forma, a empresa evita possíveis penalizações e assegura a integridade de seus funcionários.
Todas essas medidas podem ser implementadas com o auxílio do Checklist Fácil, um checklist digital já adotado por grandes empresas do comércio, varejo e atacado, como Adidas, Submarino, Todeschini, C&A, Assaí e outras.
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